Ante los hechos excepcionales que estamos viviendo a día de hoy por el coronavirus, el teletrabajo se impone como una necesidad tanto para los docentes como para las empresas. Desde Androidsis os recomendamos las mejores apps para poder hacer teletrabajo desde casa.
Una serie de apps que tiene su versión para móviles y que permiten cruzar todos los datos, documentos, imágenes y más a través de la sincronización en la nube. Vamos a ello con estas apps que os van a venir muy bien en estos días y que os darán alas para la comunicación, organización y desempeño de vuestras labores.
Unas primeras recomendaciones
Antes de pasar ante todas las apps para el teletrabajo, tened en cuenta que estas apps a continuación están sujetas a la personalización y la necesidad propia que tengamos. De hecho hablaré de Zapier y de la experiencia de haber trabajado con ellas en mi día a día en mi trabajo para colaborar con el equipo con el que desarrollo mi profesión.
Si digo sujetas, es porque podemos ir optimizando su integración entre ellas e ir mejorando todos los flujos de trabajo. Al igual que las mismas tienen cientos de integraciones. Os recomendaría que dedicaráis tiempo a investigar, porque podéis encontrar automatizaciones que os permitan ahorrar tiempo de trabajo tanto a vosotros como con el equipo o clase con el que esteis trabajando.
Un ejemplo rápido. Eres un profesor de una clase. Tienes una sala de chat en Slack y en ella a todos los alumnos de una materia. En esta sala de chat tienes restringido que puedan comentar y solamente puedes hacerlo tú. En esta sala de chat tienes integrado Slack, y cada vez que un alumno desde Trello crea una tarjeta indicando que ha terminado el trabajo, se genera una notificación en la sala dicha en Slack. Esta automatización es un ejemplo claro de lo que se puede llega a hacer.
Usad estas apps para adaptarlas a vuestras necesidades y verlas como lo que podría ser un martillo o una tabla para poder realizar los trabajos. Vamos a ello.
Slack
Slack es la app de chat para profesionales y para el teletrabajo por excelencia. Una app excelente en su versión gratuita y que se caracteriza por crear los espacios de trabajo y en cada uno de ellos la opción de crear todas las salas de chat, con sus pertinentes permisos, que necesitemos.
Uno de sus principales objetivos ha sido sustituir al correo electrónico. Y os preguntaréis cómo puede hacerlo. Muy simple: todo mensaje que envíes a una sala de chat podrá ser visto por aquel que estén en ella. Simplemente el alumno o miembro del equipo, al entrar en Slack, podrá echar un vistazo rápido de todos los mensajes recibidos, y aquellos en los que aparezca mencionado con la arroba, lo verá.
Cuenta con una gran interfaz y está adecuada en el diseño para los días de hoy. No vamos a necesitar en ningún momento la versión de pago, ya que en la gratuita tenemos todo lo que podemos necesitar para comunicarnos con el equipo de trabajo o con la clase de una materia en concreto. Emojis para confirmar que hemos leído el mensaje del profesor, charlas anexas para dejar el tema de la sala principal sin tocar y así no hacer un offtopic o fuera de tema, menciones directas a los miembros o al chat general, y los permisos para que cada usuario solamente pueda ver ciertas salas. Es decir, que podemos crear una sala para los jefes y otra para el equipo.
Otra de las grandes virtudes de Slack como app para el teletrabajo es la gran capadidad para la integración con otros servicios. Podemos adherir Google Drive, Trello, Dropbox y muchos más para añadir nuevas funciones.
Slack tiene versión web, propia app para Windows 10, Mac, iOS y Android y es la mejor app para la comunicación para el teletrabajo para equipos, alumnos, profesorado y profesionales.
Trello
Trello es una gran herramienta colaborativa y que podemos adaptar a nuestras necesidades. Se caracteriza por un tablero con una serie de listas y cada lista con una serie de notas. Se pueden crear equipos de trabajo para asignar a ciertos tableros y dar los permisos consecuentes para que cualquiera pueda editar una tarjeta o simplemente leerla.
En las notas se pueden añadir imágenes, crear votaciones, añadir listas de tareas, subir todo tipo de documentos, organizar el texto con markdown (atentos a esta gran app para notas de este tipo), añadir a miembros del equipo, organizar por marcas de colores cada tarjeta y todas esas opciones de copiar, pegar y más.
Desde el blog de Trello tenemos acceso a una multitud de plantillas desde este enlace para tableros ya predefinidos y que ahorran tiempo. Y para que os hagáis una dimensión de Trello, atención a la lista de plantillas según categoría: negocio, diseño, educación, ingeniería, marketing, RR HH, asuntos privados, productividad, gestión de proyectos, gestión de productos y muchos más.
Trello es una herramienta que la podemos personalizar tal como queramos. Un ejemplo de una plantilla de Trello para educación y que muestra las enormes dotes de organización de esta solución: haces un tablero para cada clase, cada una de las listas son las semanas del semestre y cada nota son las cosas que se necesitan para hacer en la clase (siendo profesor) para la semana.
Al igual que Slack, Trello cuenta con los Add Ons para integrar otros servicios. Por ejemplo podemos integrarlo con Slack. Cogemos una tarjeta y la compartimos directamente con un chat en Slack y desde el chat de slack todos los miembros del equipo dan a «aceptar» para dar como vista la tarjeta. Pero podemos integrar Dropbox o Google Drive y así llevar las tarjetas a la nube de estas dos plataformas.
Todo sincronizado en la nube desde tu móvil con Android o iOS, version web o las sendas apps para Windows 10 y Mac. Otra de las esenciales apps para teletrabajo y que cuando la descubres ya no puedes vivir sin ella.
Google Drive
Podríamos poner a Dropbox, otro gran servicio de almacenamiento en la nube, pero Google Drive tiene una gran característica: se integra perfectamente con las apps de ofimáticas como son Documentos de Google, Hojas de Cálculo y presentaciones de Google. Es decir, que Google Drive es una gran app para el teletrabajo para compartir PDFs o archivos de mayor tamaño gracias a sus posibilidades de configuración.
Aparte de poder subir todos los archivos o compartir una carpeta para que un equipo de trabajo o alumnado pueda acceder a ella, también se integra con las otras dos apps de teletrabajo dichas. De hecho podemos hacer que todos los documentos que se suban a una sala de chat de Slack se puedan almacenar (pero esto lo podemos hacer con la siguiente solución).
Al igual que el resto, y debido a que Android es de Google, tenemos versiones para todos los sistemas operativos, versión web y de Windows 10. Su gran capacidad para compartir una hoja de cálculo o colaborar directamente en un documento, nos permite también ahorrarnos la instalación de apps dedicadas a las notas. Que decir de sus opciones para escanear documentos y subirlos directamente al haber hecho una foto con la cámara del móvil.
Zapier
No estamos ante una app para el móvil Android, pero sí que es un servicio que nos va a servir para fusionar muchas aplicaciones, plataformas y soluciones online para el teletrabajo, y así automatizarlas. De forma gratuita con Zapier podemos crear «Zaps» para ciertas funciones que «programaremos» de una forma muy sencilla.
Un ejemplo muy simple, podemos conectar a Slack con Trello para que cada vez que se marque un comentario con una estrella en un chat determinado de Slack, se genere una nueva tarjeta en una lista de un tablero seleccionado. O simplemente que se genere una notificación en Slack cada vez que se ha creado una tarjeta en una lista determinada.
Es decir, que si pusiéramos el caso de que estamos en un chat del equipo o de una clase, en el momento que el jefe de proyecto o el profesor creara una tarjeta en trello con tal acción a hacer o deberes, se generaría automáticamente una notificación en ese chat.
Zapier nos permite conectar miles de apps y servicios y simplemente hemos de buscar aquellos para ver que conexiones tienen. Programarlo es bien fácil y de forma gratuita tenemos un 5 zaps y una actualización de 15 minutos para la sincronización. Una fabulosa solución para integrar todas esas apps de teletrabajo.
Zapier – Web
Zoom
En una gran parte de empresas digitales nativas Zoom se está transformando en la plataforma por excelencia para las conferencias por videollamada. Una gran app para el teletrabajo y así poder vernos «las caras». Y podríais pensar que tenemos otras como Skype o Hangouts, pero nos quedamos con Zoom por varios motivos.
Ofrece una gran versatilidad a la hora de la comunicación, ya que desde un enlace podemos conectarnos tanto desde su versión web como desde su app para Android o Windows. Funciona muy bien y tiene una gran calidad en el streaming; de hecho ya hablamos hace meses de ella como una gran solución.
Y como no, también se integra con Zapier para que, por ejemplo, se puedan crear reuniones en Zoom desde nuevos eventos en el calendario o recibir una notificación cuando haya una nueva reunión desde Zoom.
Estas son unas de las mejores apps para el teletrabajo y que os permitirán conectaros perfectamente en estos días en el que muchos van a ser forzados a realizar sus tareas desde sus casas. Un coronavirus que nos ha hecho llegar hasta aquí, pero que por suerte tenemos excepcionales herramientas para comunicarnos, colaborar y trabajar o estudiar sin ningún tipo de problemas.
