Aunque los productos de Microsoft Office continúan siendo los más habituales y utilizados del mundo, en el ámbito de la productividad en la nube la suite ofimática de Google se lleva la palma. La introducción y continua mejora de Documentos, Presentaciones y Hojas de Cálculo de Google ha modificado drásticamente la forma en la que creamos, editamos y compartimos documentos, y aunque pueden no ser la opción más completa para algunos usuarios, lo son para otros muchos y continúan abriéndose huevo en el sector.
Ahora Google ha lanzado nuevas actualizaciones para su suite ofimática que incorporan no sólo nuevas opciones de personalización y nuevas plantillas, sino que además aporta un buen puñado de herramientas y funciones de edición que resultarán de enorme utilidad para muchos usuarios.
Google fortalece aún más su oferta ofimática
Con la nueva actualización de Documentos, Presentaciones y Hojas de Cálculo de Google, ahora podemos asignar títulos personalizados a las versiones anteriores de su documento y sugerir cambios también desde un dispositivo móvil. Pero hay más, así que no te lo pierdas.
Asignar nombres concretos a versiones de un documento
Como decíamos, una de las novedades más destacadas de esta nueva actualización reside en la posibilidad de que a partir de ahora los usuarios tendrán la posibilidad de asignar nombres personalizados a las distintas versiones anteriores de un mismo documento.
Esta nueva función podrá servir de ayuda para organizar el borrador de un documento y sus diferentes versiones antes de alcanzar una versión final. A partir de ahora se podrán organizar los cambios de un documento y realizar un seguimiento de los mismos desde un único lugar que se ha rebautizado como «Historial de versiones» (antes conocido como «Historial de revisiones») en la web.
Para asignar o modificar un nombre concreto a una versión específica de un documento, basta con acudir a la ruta Archivo → Historial de versiones → Nombre de la versión actual.
Y para recuperar de manera más rápida la versión concreta de un documento se deberá seleccionar la opción «Mostrar sólo versiones con nombre» en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
«Vistas limpias» de documentos
Otra de las novedades es la opción de visualizar una vista previa de un documento sin comentarios ni ediciones sugeridas, lo que es una «versión limpia» del mismo, algo que podremos hacer desde el menú Herramientas → Revisar ediciones sugeridas.
Aceptar y rechazar sugerencias de edición
En tercer lugar, ahora las sugerencias de edición se podrán aceptar o rechazar todas de una vez, por lo que ya no habrá que pasar una por una. Simplemente selecciona Herramientas → Revisar ediciones sugeridas → Aceptar todas o Rechazar todas.
Sugerir cambios desde el móvil
Por último, ahora también se podrán sugerir cambios en un documento desde un dispositivo móvil. Haga clic en el menú de tres puntos en la parte inferior derecha de la pantalla de Documentos para sugerir ediciones sobre la marcha. Active la opción de «Sugerir cambios» y comienza a escribir en «modo de sugerencia».
Nuevas plantillas y mejora en los negocios
La nueva actualización también incluye nuevas plantillas para Documentos y Hojas de Cálculo, con complementos incorporados; además, la compañía asegura que está trabajando con «LegalZoom, DocuSign, Lucidchart, PandaDoc, EasyBib y Supermetrics para ayudarte a ahorrar tiempo y maximizar la eficiencia en los flujos de trabajo de tu equipo».
Para los clientes de G Suite Business y Enterprise, Google Cloud Search se integrará directamente en Docs, lo que significa que puedes acceder a la información de las aplicaciones de Google sin tener que dejar tu documento.
Documentos, Presentaciones y Hojas de Cálculo de Google han recorrido un largo camino desde su aparición reemplazando, o al menos coexistiendo, con la propuesta Microsoft Office, especialmente en ciertos ámbitos y usuarios (millennials, estudiantes y trabajo en equipo). Los productos basados en la nube de Google no ofrecen exactamente las mismas capacidades que los productos de Microsoft, pero es evidente que sus objetivos y su público difieren. Así, en el ámbito de la productividad en la nube, Google tiene las riendas, mientras que en el ámbito de la productividad tradicional offline, Microsoft sigue dominando.
¿Qué te parecen las nuevas características introducidas por Google en su suite ofimática? ¿Sueles utiliza las aplicaciones de productividad basadas en la nube de Google o aún prefieres la opción de Microsoft?