Gmail es el servicio de correo más utilizado en todo el mundo. Buena parte de su éxito se debe a que para poder configurar un smartphone Android, es necesario si o si, una cuenta de Gmail. Pero no exclusivamente, ya que este servicio de correo es uno de los más completos que podemos encontrar actualmente en el mercado.
Desde Google, lejos de conformarse con la posición de liderato que tienen a través de Gmail, para poco tiempo, sigue incluyendo nuevas funciones para mejorar, aún más, un servicio que podríamos considerar perfecto. Una de las más destacadas es el modo confidencial, una función diseñada para evitar que personas sin autorización puedan acceder a información sensible.
Esta función, está lejos de ser perfecta, sin embargo, es el primer paso para construir un sistema de comunicación segura que evite que terceras personas pueden tener acceso a información de terceros, información que no está dirigida a ellos. Cuando hacemos uso de este modo a la hora de enviar un correo electrónico los destinatarios de los mensajes confidenciales, no pueden reenviarlo, imprimirlo, copiar ni descargar el contenido.
Este modo, no impide que se puedan tomar capturas de pantalla o fotografías del mismo al igual que de los archivos adjuntos. Una función que limitara la posibilidad de hacer capturas de pantalla tanto en iOS como en Android, sería posible implementarla, pero no tiene ningún sentido cuando se puede acceder a ese correo desde un ordenador cualquiera, donde podemos hacer una captura de pantalla sin problemas o hacer una fotografía de la pantalla de nuestro equipo donde se muestre la información.
Obviamente, esta función no está disponible para ser una solución los problemas de seguridad que nos encontramos a diario en internet, sino para poder enviar información privada, como por ejemplo números de cuenta, sin que este correo pueda llegar a terceras personas no relacionadas con el destinatario principal.
Cómo enviar mensajes y adjuntos a través de Gmail de forma confidencial
Lo primero que debes tener en cuenta a la hora de enviar mensajes confidenciales, si utilizas una cuenta del trabajo o de una institución educativa, es que esta función esté activada y se pueda utilizar sin problemas. Los pasos a seguir para enviar un email confidencial a través de Gmail son los siguientes:
- Abrimos la aplicación Gmail para Android y pulsamos en símbolo +, situado en la esquina inferior derecha de la pantalla para que se abra una nueva ventana donde vamos a escribir el email.
- A continuación, pulsamos en la esquina superior derecha, sobre los tres puntos situados en vertical y seleccionamos Modo confidencial.
- Seguidamente, rellenamos los campos de correo (destinatario/s, asunto y cuerpo del mensaje).
- Finalmente, pulamos en Editar, botón que se encuentra en el cuadro de texto disponible en el cuerpo del mensaje donde se muestra la fecha de caducidad.
- A continuación, debemos establecer la fecha en la que caducará el mensaje, transcurrida la cual ya no se podrá acceder al mismo desde la cuenta del destinatario/s.
- En el apartado Requerir contraseña, tenemos dos opciones:
- Estándar (Sin contraseña por SMS), los destinatarios que utilizan la aplicación o servicio web de Gmail, podrán abrir el correo directamente. Si se utiliza otra aplicación o servicio, recibirán un correo independiente con la contraseña para poder acceder.
- Contraseña por SMS. Al elegir esta opción, todos los usuarios que reciban el email, independientemente del cliente de correo o servicio web que utilicen, recibirán la contraseña a través de un SMS. En este paso, debemos introducir el número de móvil del destinatario.
- Finalmente, pulsamos en Guardar y posteriormente en Enviar.
Cómo eliminar el acceso a un correo confidencial antes de la fecha de vencimiento
Al enviar un correo confidencial, podemos establecer una fecha límite para que el mensaje se pueda leer y esté accesible para los destinatarios. Una vez transcurrida esa fecha, podemos eliminar el acceso al mismo. Para interrumpir el acceso a un correo antes de la fecha de lanzamiento debemos realizar los siguientes pasos:
- Abrimos la aplicación de Gmail y accedemos a la carpeta Enviados.
- Dentro de la carpeta Enviados, abrimos el correo que hemos enviado.
- Para eliminar el acceso antes de la fecha de caducidad, debemos pulsar sobre el botón Quitar acceso, botón que automáticamente cambiará a Renovar acceso, función que nos permitirá volver a dar acceso al contenido de correo.
Cómo abrir un correo confidencial con cualquier cliente de correo
Los correos confidenciales que enviemos se pueden abrir en cualquier aplicación y servicio web, por lo tanto, se pueden enviar a cualquier dirección de correo electrónica. Cuando recibamos un correo de este tipo, en nuestra bandeja de entrada recibiremos un email en el que Google nos informa que hemos recibido un confidencial.
Para acceder a este correo, debemos pulsar en el botón Ver el correo. Al hacerlo, se abrirá una ventana independiente donde se nos solicitará la contraseña (si se ha establecido previamente). Una vez escribamos la cuenta de correo, automáticamente, se mostrará el texto del mensaje.
Dentro de esta nueva ventana, las opciones para copiar, pegar, descargar, imprimir y reenviar el texto se encuentran desactivadas, por lo que si queremos conservar el contenido del mismo, lo único que podemos hacer es una captura de pantalla.
Posibles incidencias del servicio
No tienes acceso a este correo
A la hora de crear mensajes confidenciales, podemos establecer una límite de acceso, fecha que va desde una semana hasta 5 años. Una vez ha transcurrido esa fecha, ya no podemos tener acceso al mismo. También es probable que el remitente haya restringido el acceso de forma anticipada o intencionada al mismo.
En estos casos, la única solución disponible es ponernos en contacto con el remitente para que vuelva a darnos acceso o que reenvíe nuevamente el correo electrónico con una nueva de vencimiento.
El número de proporcionado corresponde a un país no admitido
Si establecemos una contraseña para poder acceder al email que enviamos, contraseña que Google se encarga de enviar por SMS al destinatario, debemos tener en cuenta que esta opción solo está disponible en: América del Norte, América del Sur, Europa, Australia, India, Corea y Japón. Si el destinatario del email que vas a enviar, se encuentra fuera de uno de estos países (por ejemplo África), no podrás utilizar esta opción para proteger el email.
